貿易事務のプロが教える「貿易取引で必要な書類の作成方法」Part 1！！

以前「商業送り状」とご紹介したことがありますが、覚えていらっしゃいますか？

簡単に言いますと、「何を、誰に、いくらで、いくつ販売するの？支払い方法や商品の受け渡し場所も分かるといいね！」これらが書いてあれば一先ずオッケーです。
フォームは特に決まっていませんので、自社でアレンジしたフォームがあれば、ずっと流用できます。
いわゆる、国内販売なんかで用いられるような、「請求書」になります。
「請求書」とその性格が違うのは、支払いだけのためではなく、輸出国においては輸出通関・申告用、輸入国においては輸入通関・申告用のために必要なとてもとても大事な書類の一つです。

今回は中京重機のフォームにて、説明してまいりまーす！

こちらが、中京重機の貿易実務で実際に使用しているINVOICEになります。
（※今回の内容は、架空の会社、商品・機械になります。説明のための例えとして読んでください。）

①レターヘッド部は、輸出者つまり、INVOICE発行者の社名、住所、連絡先を記載。
②本書類名は「INVOICE」、又は「COMMERCIAL INVOICE」と記載。
③売り先つまり、輸入者の社名、住所、連絡先を記載。
④INVOICE番号と発行日を記載。
⑤SHIPPING MARKは「ケースマーク（Case Mark）」とも言え、「荷印」のことを言います。

書き方は特に決まっていないですが、荷役の際に作業員などがパット見て、この貨物はどこ行きで、数量、原産国などが分かるように記載するのが一般化されています。

今回の例ですと、
-NGO-BUS：名古屋港からBUSAN港行き。
-C/NO.1：CASE NUMBER 1ですので、当該貨物は１台という事が分かります。
-MADE IN JAPAN：原産国を記載します。
※売り先（輸入者）から、SHIPPING MARKを指定してくる場合もありますので、その際には、指定のSHIPPING MARKを記載しましょう。

また、L/C案件の場合、L/C上に指定のSHIPPING MARKがある場合もあります。その際には、その通り書類作成をします。ちなみに、バングラやベトナムの案件は指定してくる場合が結構あります。

⑥船名を記載。
⑦出港予定日を記載。
ETDとも言いますね。ON OR ABOUTのような書き方をする理由は、船の出港は1～２日程遅れたりすることも多く、あくまでこの日は「予定」ですよ～！とのニュアンスを表しています。
⑧積地港、荷揚げ港を記載。
⑨本件の支払い条件。
（最低、T/TなのかL/Cなのかが分かれば良いと思います。）
⑩当該商品の原産国を記載。
多数の商品で、それぞれ原産国が異なる場合には、詳細が分かるように書かなければなりません。
このような情報は輸出申告・輸入申告の際に反映されます。
⑪商品詳細欄ですが、中古建機を例えにすると、「中古」と分かるように「USED」を記載します。
また、機械の銘板通りに「MODEL」名及び「SERIAL NO」を記載します。

キャタピラーさんや日立さんは特に、なが～～～～いシリアル番号がある商品が多いですよね。INVOICEにも機械との照合が取れるように、銘板の通り記載しなければなりません。
省略したり、銘板とINVOICE上の「MODEL」名及び「SERIAL NO」が異なったりした場合、通関で問題になりますので、気を付けましょう。

また、この詳細欄は会社によって、個人によって、いろんな書き方ができると思いますが、基本的には船積みする、販売する商品（ここでは建機）の実物と照合が取れるためにも、「商品名」、「MODEL」名及び「SERIAL NO」の記載は必須になります。「商品名」につきましては、輸出・輸入の通関の際に「HS CODE」という番号の判明がしやすくするためにも、誰が（輸出者、輸入者以外の第三者）見てもモノの特定がしやすい商品名の書き方が求められます。
また、この「HS CODE」によって「税率」が変わってきたり、貿易統計の際データとして用いられたりします。モノの特定が間違ってしまうことを防ぐためにも、実務者は注意しなければなりません。

⑫QUANTITY、つまり数量を記載。
⑬単価。
通貨が分かるように記載します。
⑭小計。
⑮本件の売買契約に基づいたINCOTERMSを記載します。
⑯合計。
⑰本書類の発行者の署名欄。

INVOICEができたら、今度はPACKING LISTを作成しましょう！

こちらも以前、「Packing List(梱包明細書)」で、輸出者が手配する書類の一種とご紹介したことがありますが、船積みする商品の明細が分かる内容であれば良いです。

INVOICEに引き続き、中京重機のフォームにて、説明してまいりまーす！

基本的にPACKING LISTはINVOICEに基づき、作成しますので、INVOICEからほとんど流用することが可能です。エクセルで作業すると入力しやすく、時短と入力ミスや漏れの防止にもなりますよぉ～！

①～⑫はINVOICEと同じ内容で良い。

ただ、⑨支払い条件は、PACKING LISTには記載しなくても良いです。PACKING LISTはあくまでも梱包明細ですので、支払いとは関係がないので、記載しなくても良い項目です。

⑬重量を記載。建設機械は梱包なども不要ですし、カタログなどを参考にすれば、簡単に調べることができます。
⑭LWHサイズ及びM3を記載。Length(長さ), Width(幅), Height(高さ)ですが、建設機械の場合、「輸送時」の全長、全幅、全高の記載になります。
⑮～⑰もINVOICEと同じ内容になります。

通関書類の基本の基本は上記１）のINVOICEと、この２）のPACKING LIST、また次回紹介する予定でありますSHIPPING INSTRUCTIONの、三つです。まさに貿易実務上の三太郎でございますね！覚えておきましょう！

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